Praxisreinigung: Hygieneplan und Auftrag abstimmen

Eine Praxisreinigung lässt sich nicht allein anhand der Quadratmeterzahl planen. Empfang, Wartezimmer, Behandlungsräume und weitere Funktionsbereiche werden unterschiedlich genutzt. Dazu kommen konkrete Vorgaben der Praxis für Reinigung und Desinfektion. Bevor Sie Angebote vergleichen, sollten diese Anforderungen so beschrieben sein, dass der Dienstleister seinen Anteil daran eindeutig erkennen und kalkulieren kann.

Die KBV ordnet den Hygieneplan dem praxisinternen Qualitätsmanagement zu. Er umfasst mehr als die Gebäudereinigung, beispielsweise auch den Umgang mit Medizinprodukten und Abfällen. Ein externer Reinigungsauftrag übernimmt deshalb nicht automatisch sämtliche Hygieneaufgaben der Praxis. Entscheidend ist, welche Tätigkeiten beauftragt werden, welche beim Praxisteam bleiben und wie beide Seiten ihre Arbeit aufeinander abstimmen.

Die Praxisleitung legt den fachlichen Rahmen fest

§ 23 Absatz 3 Infektionsschutzgesetz nennt unter anderem die Leitungen von Arztpraxen, Zahnarztpraxen und psychotherapeutischen Praxen als Verantwortliche für die erforderlichen infektionspräventiven Maßnahmen. Daraus folgt für die Auftragsvorbereitung: Die fachliche Entscheidung über notwendige Hygienemaßnahmen darf nicht durch ein allgemein formuliertes Reinigungsangebot ersetzt werden. Beziehen Sie die zuständige Person Ihrer Einrichtung in die Leistungsbeschreibung ein.

Die gesetzlichen Regelungen zum Hygieneplan sind dabei differenziert. § 23 Absatz 5 enthält bestimmte Einrichtungstypen und eine Ermächtigung für landesrechtliche Vorschriften zu weiteren Praxen. Daneben sind die für die konkrete Praxis geltenden Qualitäts- und Hygieneanforderungen zu berücksichtigen. Lassen Sie die eigene Situation bei Bedarf durch die Hygieneberatung der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung oder andere fachlich zuständige Stellen klären.

Für die Angebotsanfrage muss nicht jede Rechtsgrundlage ausführlich abgeschrieben werden. Hilfreicher ist eine freigegebene, aktuelle Arbeitsgrundlage mit eindeutigem Stand. Wer diese Unterlage erstellt, Änderungen bestätigt und Fragen beantwortet, sollte erkennbar sein. So kann ein Reinigungsbetrieb konkrete Anforderungen bearbeiten, statt aus der Bezeichnung der Fachrichtung auf alle Einzelheiten schließen zu müssen.

Räume nach ihrer tatsächlichen Nutzung erfassen

Erstellen Sie eine Raumliste mit Bezeichnungen, die auch vor Ort verwendet werden. Ergänzen Sie die Nutzung und die beauftragten Oberflächen. Ein Raumname wie “Behandlung 2” sollte überall dasselbe Zimmer meinen. Wenn Räume zeitweise anders genutzt werden, gehört das in die Abstimmung. Ein früherer Reinigungsplan kann nach einer organisatorischen Änderung unpassend geworden sein.

Die KRINKO-Empfehlung zur Flächenhygiene gilt im ambulanten Bereich risikoadaptiert. Das bedeutet für die Vorbereitung, dass nicht aus jedem Praxisraum dieselbe Aufgabe wird. Welche Maßnahmen erforderlich sind, richtet sich nach der fachlichen Einordnung der Einrichtung. Stimmen Sie die daraus abgeleiteten Intervalle mit der verantwortlichen Person ab. Notieren Sie für die Besichtigung außerdem, welche Räume gemeinsam genutzt werden und welche ausschließlich Ihrem Praxisteam zugänglich sind.

Unterscheiden Sie außerdem zwischen Raumflächen und medizinischen Geräten oder Instrumenten. Eine beauftragte Bodenreinigung schließt deren Aufbereitung nicht ein. Auch zugängliche Geräteoberflächen dürfen nicht unbemerkt in einer allgemeinen Möbelposition verschwinden. Benennen Sie die zuständige Person und klären Sie, welche Tätigkeiten überhaupt an den Reinigungsbetrieb vergeben werden sollen.

Den vorhandenen Plan in eine verständliche Leistungsbeschreibung übersetzen

Gehen Sie die für den externen Auftrag relevanten Positionen gemeinsam durch. Der Dienstleister braucht eine eindeutige Zuordnung zu Raum und Oberfläche sowie die dort festgelegte Tätigkeit. Verweise auf den Hygieneplan sollten konkret genug sein, damit nicht mehrere widersprüchliche Fassungen nebeneinander verwendet werden. Für die Kalkulation ist außerdem wichtig, wann die Räume verfügbar sind.

Die aktuelle KRINKO-Fassung beschreibt die raum- und oberflächenbezogene Leistungsbeschreibung und die Schnittstellen zu externen Anbietern. Dazu gehören ausdrücklich auch Aufgaben, die dieser Anbieter nicht übernimmt. Halten Sie solche Ausschlüsse sichtbar fest. Eine leere Stelle in einer Liste ist sonst schwer von einer vergessenen Aufgabe zu unterscheiden.

Nehmen wir als eigenes Organisationsbeispiel eine Praxis mit Behandlungsräumen und gemeinsamem Empfang: Der externe Betrieb bearbeitet nach dem vereinbarten Plan bestimmte Flächen am Abend. Zwischen zwei Behandlungen können trotzdem andere, dem Praxisteam zugewiesene Tätigkeiten erforderlich sein. Ein Abendtermin beantwortet diese Zuständigkeitsfrage nicht. Beide Abläufe müssen in der Praxisplanung zusammenpassen.

Zeiten zwischen Sprechstunde und Reinigung realistisch planen

Notieren Sie die tatsächlichen Nutzungszeiten, einschließlich später Behandlungen, Besprechungen und besonderer Sprechstunden. Ein nominelles Praxisende ist nicht immer der Zeitpunkt, ab dem alle Räume frei sind. Vereinbaren Sie deshalb, wie belegte Räume gemeldet und gegebenenfalls in einer anderen Reihenfolge bearbeitet werden. Der Anbieter sollte nicht vor einer verschlossenen Behandlungstür improvisieren müssen.

Berücksichtigen Sie auch die im fachlichen Plan festgelegte Wiederbenutzung von Flächen. Ein Zeitfenster darf nicht nur aus der geschätzten Arbeitsdauer bestehen. Welche weiteren Bedingungen einzuhalten sind, muss anhand der konkreten Vorgaben abgestimmt werden. Pauschale Aussagen wie “direkt danach immer wieder nutzbar” sind ohne Kenntnis von Verfahren und Anwendung keine verlässliche Terminbasis.

Legen Sie fest, wie die Praxis für den Folgetag übergeben wird. Dazu gehören zugängliche Wege, der vereinbarte Zustand der bearbeiteten Räume und Informationen über offene Aufgaben. Beschreiben Sie, wer bei einer verspäteten Reinigung erreichbar ist. Gerade bei einem morgendlichen Behandlungsbeginn sollte die verantwortliche Person nicht erst durch Zufall von einer Abweichung erfahren.

Einarbeitung und Vertretung zum Bestandteil des Auftrags machen

Fragen Sie, wie neue Reinigungskräfte mit den tatsächlichen Räumen, Aufgaben und Besonderheiten vertraut gemacht werden. Ein allgemeiner Schulungsnachweis erklärt noch nicht, ob die Person Ihre Praxis kennt. Zur Einführung gehören deshalb auch die örtliche Zuordnung der Aufgaben und ein verständlicher Weg für Rückfragen. Vereinbaren Sie, wer diese Einführung auf beiden Seiten begleitet.

Die KRINKO nennt Einarbeitung, dokumentierte Schulung und abgestimmte Aufgabenverteilung als Elemente der Qualitätssicherung. Lassen Sie sich das vorgesehene Vorgehen erläutern. Fragen Sie nach den für Ihren Auftrag relevanten Kenntnissen und praktischen Nachweisen. Entscheidend ist, ob die notwendigen Kenntnisse und die Umsetzung der vereinbarten Vorgaben für den konkreten Einsatz nachvollziehbar organisiert sind.

Besprechen Sie ausdrücklich den Fall von Urlaub oder Krankheit. Die Vertretung benötigt dieselbe freigegebene Arbeitsgrundlage und einen geregelten Zugang. Klären Sie, wie kurzfristige Personalwechsel mitgeteilt werden und wer offene Fragen beantwortet. Eine Vertretungslösung ist erst dann praktisch brauchbar, wenn sie auch an einem Tag funktioniert, an dem die übliche Kontaktperson nicht anwesend ist.

Material, Lagerung und Geräte eindeutig zuordnen

Legen Sie fest, wer die vereinbarten Mittel und Arbeitsgeräte bereitstellt. Wenn die Praxis bestimmte Produkte oder Systeme vorgibt, muss der Anbieter diese Vorgaben vor der Kalkulation kennen. Ein eigenmächtiger Austausch im laufenden Auftrag kann die abgestimmte Grundlage verändern. Vereinbaren Sie deshalb, wie Änderungen angefragt, fachlich beurteilt und dokumentiert werden.

Zeigen Sie bei der Besichtigung, wo Material gelagert und wie es an den Einsatzort gebracht werden kann. Ein beliebiger freier Schrank ist nicht automatisch der vorgesehene Lagerort. Die betrieblichen Hygiene- und Sicherheitsvorgaben sind dabei mit der tatsächlichen Raumsituation abzugleichen. Auch die Zuständigkeit für den Zustand und die Versorgung des vereinbarten Materials sollte benannt sein.

Bei Medizinprodukten und deren Zubehör sind die jeweiligen Aufgaben besonders genau abzugrenzen. Lassen Sie keine Position allein deshalb offen, weil das Gerät äußerlich wie gewöhnliche Einrichtung wirkt. Eine allgemeine Gebäudereinigung ist kein pauschaler Auftrag zur Instrumentenaufbereitung. Benötigen Sie zusätzliche fachliche Leistungen, werden diese gesondert beschrieben und mit geeigneten Verantwortlichen organisiert.

Abfälle und vertrauliche Informationen getrennt behandeln

Besprechen Sie, welche Abfallbehälter zum Reinigungsauftrag gehören und welche Entsorgungswege vorgesehen sind. Medizinische Abfälle, gewöhnlicher Büroabfall und Unterlagen mit vertraulichen Informationen dürfen in der Planung nicht zu einer unspezifischen Position zusammenfallen. Der Auftrag sollte die vorgesehenen Tätigkeiten benennen, ohne dem Reinigungspersonal ungeklärte Sortier- oder Bewertungsentscheidungen zu überlassen.

Halten Sie Patientenunterlagen und persönliche Informationen außerhalb der vereinbarten Reinigungsflächen. Vereinbaren Sie, wie mit unbeabsichtigt liegen gebliebenen Unterlagen umgegangen wird. Für eine Angebotsbesichtigung sind keine Patientennamen, Diagnosen oder Behandlungsakten nötig. Beschreiben Sie die Nutzung der Räume so, dass der Anbieter den Auftrag versteht, ohne unnötig Einblick in vertrauliche Informationen zu erhalten.

Klärungsbedarf besteht ebenfalls beim Zutritt nach Sprechstundenende. Wer übergibt Schlüssel oder andere Zugangsmedien, wer führt die Übersicht und wie werden sie zurückgenommen? Besprechen Sie Bereiche, die ausschließlich bestimmten Personen zugänglich bleiben. Die praktische Zutrittsorganisation und die fachliche Erlaubnis, dort eine bestimmte Tätigkeit auszuführen, sind zwei zusammengehörige, aber unterschiedliche Fragen.

Rückmeldungen so gestalten, dass Abweichungen bearbeitet werden

Vereinbaren Sie eine konkrete Ansprechstelle für Fragen und Beanstandungen. Eine Rückmeldung sollte Raum, betroffene Fläche, Beobachtung und Zeitpunkt erkennen lassen. Wenn eine Aufgabe nicht durchgeführt werden konnte, ist außerdem der Grund hilfreich. So kann die Praxis zwischen fehlendem Zugang, unklarer Zuständigkeit und einer tatsächlich unzureichenden Ausführung unterscheiden.

Legen Sie fest, wie dringende Abweichungen außerhalb eines regulären Besprechungstermins gemeldet werden. Ein Eintrag, den niemand rechtzeitig liest, hilft vor dem nächsten Behandlungsbeginn wenig. Der vorgesehene Kommunikationsweg sollte daher im Alltag ausprobiert werden. Teilen Sie dem Betrieb mit, welche Kontaktperson Änderungen bestätigen darf und welche Entscheidungen fachlich in der Praxis verbleiben.

Ein sauber wirkender Raum ersetzt keine Prüfung des vereinbarten Ablaufs. Welche Qualitätskontrollen fachlich erforderlich sind, bestimmt die zuständige Praxisleitung mit ihrer gegebenenfalls hinzugezogenen Hygieneberatung. Für den laufenden Vertrag können Sie zusätzlich gemeinsame Besprechungen und nachvollziehbare Rückmeldungen vereinbaren. Umfang und Verfahren der Kontrolle werden für Ihre konkrete Einrichtung festgelegt und bei geänderten Anforderungen angepasst.

Angebote anhand derselben freigegebenen Unterlagen vergleichen

Geben Sie allen angefragten Betrieben denselben Stand der Leistungsbeschreibung. Vergleichen Sie nicht nur den regelmäßigen Betrag, sondern auch die enthaltenen Zeiten, Materialzuständigkeiten und Vertretungsregelungen. Fragen Sie nach, wenn ein Anbieter eine Aufgabe anders verstanden oder ausgeschlossen hat. Eine ungeklärte Lücke lässt sich nicht sinnvoll durch einen niedrigeren Preis bewerten.

Stimmen Sie zum Start ab, welche Unterlagen gelten und wie die ersten Einsätze begleitet werden. Nach Änderungen der Praxisräume oder Behandlungsabläufe sollte die Auftragsgrundlage erneut geprüft werden. So bleibt die Reinigung mit dem tatsächlichen Betrieb verbunden. Ein einmal bestätigter Plan erledigt diese Abstimmung nicht für alle künftigen Veränderungen.

Wenn Sie Angebote für Ihre Praxis anfragen möchten, beginnen Sie im Formular mit dem gewünschten Zeitpunkt, der Objektart und dem Reinigungsrhythmus. Danach folgen die echte Objekt-PLZ und Ihre Kontaktdaten. Die Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich. Ihre freigegebene Leistungsbeschreibung halten Sie für das weitere Gespräch bereit; besondere Hygieneanforderungen und der genaue Auftrag werden anschließend mit dem jeweiligen Anbieter geklärt.