Leistungsverzeichnis für Gebäudereinigung erstellen

Ein Leistungsverzeichnis für Gebäudereinigung verbindet konkrete Räume mit konkreten Arbeiten. Es beantwortet, wo gereinigt wird, welche Tätigkeit dazugehört, in welchem Umfang sie ausgeführt wird und wie häufig sie ansteht. Ergänzend brauchen Anbieter Informationen über Zugang, Nutzungszeiten und Besonderheiten. Je eindeutiger diese Grundlage ist, desto weniger müssen sie bei der Kalkulation vermuten.

Für ein kleines Objekt genügt als Ausgangspunkt eine übersichtliche Datei. Sie muss keine umfangreiche Ausschreibungssoftware ersetzen. Wichtig sind eindeutige Bezeichnungen und eine gemeinsam geklärte Fassung. Dieser Ratgeber richtet sich an private Auftraggeber, Unternehmen und Hausverwaltungen. Eine öffentliche Vergabe hat zusätzliche Anforderungen, die sich nicht mit einer einfachen Vorlage für einen privaten Reinigungsauftrag abdecken lassen.

Mit einem Rundgang beginnen

Gehen Sie das Objekt einmal so durch, wie es später von der Reinigungskraft betreten werden kann. Starten Sie am vorgesehenen Eingang und arbeiten Sie sich etagenweise vor. Notieren Sie jeden Bereich, der zum Auftrag gehören soll. Nehmen Sie auch Nebenräume auf, über deren Einbeziehung noch entschieden werden muss. Eine sichtbare offene Frage ist besser als ein stillschweigend ausgelassener Raum.

Vergeben Sie eindeutige Kennungen. Wenn drei Räume als Besprechungszimmer bezeichnet werden, ergänzen Sie Etage und Raumnummer. Eine Verwaltung mehrerer Häuser kann zusätzlich Hausnummer oder Gebäudeteil verwenden. Achten Sie darauf, dieselben Namen auf Plänen, in der Raumliste und bei späteren Rückfragen zu benutzen. So landet eine gemeldete Verschmutzung nicht im falschen Gebäudeabschnitt.

Die Empfehlungen des Bundesinnungsverbands für private Auftraggeber vom Mai 2026 unterscheiden Objektbeschreibung, Flächenverzeichnis, Besichtigung und Leistungsbeschreibung. Teil B I nennt dazu unter anderem Raumnutzung, Bodenart sowie Reinigungszeiten und Zugang. Diese Trennung ist als Ordnung hilfreich. Die nachfolgenden Beispiele sind eigene Arbeitshilfen und keine vollständige Vertragsvorlage des Verbands.

Raumdaten und Tätigkeiten getrennt erfassen

Erstellen Sie zunächst ein Raumblatt mit Kennung, Nutzung, Bodenfläche und bekanntem Material. Fügen Sie Besonderheiten hinzu, beispielsweise fest eingebautes Mobiliar oder einen Bereich, der nur begleitet zugänglich ist. Wenn Sie eine Fläche oder das Material nicht sicher kennen, markieren Sie die Angabe als vorläufig. Ein geschätzter Wert darf später nicht versehentlich als bestätigtes Aufmaß erscheinen.

In einer zweiten Übersicht ordnen Sie den Räumen Tätigkeiten zu. Ein Raum kann mehrere Positionen haben, deren Turnus voneinander abweicht. Die Bodenreinigung, das Entleeren von Abfallbehältern und die Bearbeitung frei zugänglicher Oberflächen sollten deshalb unterscheidbar bleiben. Das erleichtert spätere Änderungen: Ein zusätzlicher Besuch für den Abfall muss nicht unbemerkt den gesamten Raumauftrag verändern.

Halten Sie technische Begriffe nur fest, wenn alle Beteiligten sie gleich verstehen. Ein Ausdruck wie Grundreinigung kann einen erheblich anderen Aufwand meinen als die laufende Pflege. Beschreiben Sie bei Unsicherheit zunächst Zustand und gewünschtes Ergebnis. Lassen Sie das passende Verfahren anschließend fachlich bestimmen. Die Leistungsbeschreibung soll Klarheit schaffen und keine unsicheren Verfahrensvorgaben durchsetzen.

Unklare Sammelbegriffe in prüfbare Positionen übersetzen

Die Formulierung “Büro sauber halten” lässt viele Fragen offen. Gehören Tastaturen dazu? Werden Unterlagen bewegt? Sind nur freie Tischflächen gemeint? Ähnlich unbestimmt ist “Küche komplett”: Außenflächen, Geräteinnenräume und Geschirr können völlig unterschiedlich behandelt werden. Zerlegen Sie solche Sammelbegriffe in die Arbeiten, die Sie tatsächlich benötigen.

Die folgende Tabelle zeigt eigene Beispiele für Rückfragen. Sie legt weder einen üblichen Leistungsumfang noch eine vorgeschriebene Häufigkeit fest. Übernehmen Sie nur Positionen, die zu Ihrem Objekt passen, und ergänzen Sie den vereinbarten Turnus separat.

Tabelle bei Bedarf seitlich verschieben, um alle Spalten zu lesen.

Prüfen Sie nach dem Ausfüllen, ob eine außenstehende Person die Position verstehen würde. Wenn dafür eine mündliche Zusatzinformation nötig ist, gehört diese meist in die Beschreibung. Halten Sie die Sprache einfach. Lange Fachwortketten helfen wenig, wenn am Ende unklar bleibt, ob beispielsweise die Fensterbank freigeräumt werden muss.

Häufigkeiten eindeutig schreiben

Unterscheiden Sie feste Intervalle und anlassbezogene Arbeiten. “Zweimal pro Woche” ist etwas anderes als “bei Bedarf”. Bei einem festen Turnus sollten die möglichen Tage oder das zulässige Zeitfenster feststehen. Bei Bedarf müssen Sie klären, wer den Bedarf feststellt, wen diese Person informiert und ob die zusätzliche Leistung bereits vereinbart ist.

Vermeiden Sie Kürzel ohne Erklärung. Ein intern verwendetes “14-tägig” kann verständlich sein, ein einzelnes Zeichen in einer importierten Tabelle dagegen nicht. Legen Sie eine kurze Legende an, wenn Sie Abkürzungen nutzen. Schreiben Sie einmal ausdrücklich dazu, was bei Feiertagen und Schließzeiten passiert. Sonst kann dieselbe Wochenangabe bei verschiedenen Anbietern zu unterschiedlichen Terminmengen führen.

Definieren Sie außerdem den Beginn größerer Einzelarbeiten. Eine intensive Bodenreinigung während einer Schließzeit benötigt andere Abstimmung als ein zusätzlicher kurzer Einsatz am Eingang. Beschreiben Sie den verfügbaren Zeitraum und die anschließende Nutzung. Lassen Sie den Dienstleister angeben, welche Freigabe- oder Wartezeiten sich aus dem gewählten Verfahren ergeben. Erfinden Sie dafür keine pauschale Trocknungsdauer.

Den Arbeitsweg im Gebäude mitdenken

Eine gute Raumliste endet nicht an der Tür des zu reinigenden Zimmers. Beschreiben Sie, wie der Anbieter das Gebäude erreicht, wo vereinbartes Material abgestellt werden kann und welche Bereiche während der Arbeit genutzt werden. Klären Sie Kontaktpersonen für Zugangsstörungen. Das verhindert, dass ein geplanter Einsatz an einer verschlossenen Zwischentür oder einer nicht erreichbaren Ansprechperson scheitert.

Die DGUV weist darauf hin, dass Gebäudereinigung oft in fremden Arbeitsstätten stattfindet und zusätzliche Gefährdungen aus dem Betrieb des Auftraggebers entstehen können. Benennen Sie daher bekannte Besonderheiten, etwa laufenden Fahrzeugverkehr oder einen gesperrten Bereich. Die konkrete sichere Durchführung müssen die zuständigen Beteiligten abstimmen. Ein Satz im Leistungsverzeichnis ersetzt keine notwendige fachliche Beurteilung.

Schreiben Sie ebenfalls auf, welche Informationen vertraulich sind und welche Flächen nicht betreten oder berührt werden sollen. Eine Reinigungskraft soll nicht entscheiden müssen, ob sie Dokumente auf einem Tisch umsortieren darf. Bei besonderen Zutrittsregeln ist außerdem zu klären, wer einweist und wie Änderungen bekannt werden. Sensible Zugangsdaten gehören in einen geeigneten getrennten Übergabeprozess.

Leistungen anderer Beteiligter sichtbar abgrenzen

In vielen Objekten übernehmen Nutzer, Hausmeister oder weitere Dienstleister einzelne Aufgaben. Notieren Sie diese Zuständigkeiten ausdrücklich. Wenn Beschäftigte die Spülmaschine bedienen, muss eine zusätzlich angefragte Küchenreinigung dazu passen. Wenn ein anderer Auftrag die Außenflächen umfasst, sollten diese nicht unbemerkt erneut im Reinigungsangebot auftauchen.

Verbrauchsartikel verdienen eine eigene Zeile. Beschaffung, Lagerkontrolle und Nachfüllen sind unterschiedliche Aufgaben. Entscheiden Sie beispielsweise, wer Seife bestellt und wer einen leeren Spender bemerkt beziehungsweise bestückt. Der Bundesinnungsverband führt die Belieferung mit verbrauchsabhängigen Waren in seinen Empfehlungen gesondert auf. Für Ihr Verzeichnis ist zunächst entscheidend, dass Warenmenge und Arbeitsleistung nicht unsichtbar vermischt werden.

Halten Sie auch bewusst ausgeschlossene Tätigkeiten fest. Dabei geht es um Klarheit, nicht um eine möglichst lange Ausschlussliste. Ein knapper Hinweis auf nicht beauftragte Geräteinnenräume oder verschlossene Archivflächen kann ausreichen. Bei einem späteren Änderungswunsch lässt sich dann gezielt ein Zusatzangebot einholen. Niemand muss nachträglich rekonstruieren, ob die ursprüngliche Sammelformulierung diese Arbeit vielleicht mitgemeint hatte.

Die Besichtigung zur Klärung nutzen

Geben Sie interessierten Anbietern dieselbe aktuelle Fassung Ihrer Unterlagen. Markieren Sie vor der Besichtigung die offenen Punkte. Zeigen Sie insbesondere Stellen, deren Zustand auf einem Grundriss nicht erkennbar ist. Dazu können schwer erreichbare Flächen, empfindliche Materialien oder auffällige Verschmutzungen gehören. Ein Foto kann helfen, ersetzt aber nicht jede notwendige Prüfung am Objekt.

Notieren Sie Rückfragen und Antworten unmittelbar in einem kurzen Protokoll. Entsteht daraus eine Änderung des Umfangs, ergänzen Sie die Leistungsbeschreibung. Wenn mehrere Anbieter auf derselben Grundlage anbieten sollen, müssen sie die für ihre Kalkulation relevanten Klarstellungen gleichermaßen erhalten. Andernfalls vergleichen Sie am Ende möglicherweise unterschiedliche Fassungen, obwohl die Ausgangsdatei einmal identisch war.

Bitten Sie den Anbieter, erkennbare Widersprüche zu benennen. Eine Liste kann zum Beispiel denselben Raum einmal als Teppichfläche und an anderer Stelle als Hartboden führen. Solche Fehler sollten vor der Preisentscheidung geklärt werden. Ein besonders detailliertes Verzeichnis ist nicht automatisch richtig. Es bleibt eine Arbeitsgrundlage, deren Angaben mit dem tatsächlichen Objekt übereinstimmen müssen.

Grenzen des Reinigungsergebnisses dokumentieren

Unterscheiden Sie vor Beginn vorhandene Gebrauchsspuren von entfernbaren Verschmutzungen. Ein Kratzer im Boden verschwindet nicht dadurch, dass die Fläche in einer regelmäßigen Reinigung enthalten ist. Halten Sie auffällige Vorschäden gemeinsam fest und lassen Sie zweifelhafte Stellen vor der Beauftragung beurteilen. So wird eine Reparatur oder Aufarbeitung nicht unbeabsichtigt als normale Reinigungsleistung vorausgesetzt.

Vereinbaren Sie außerdem, wie Abweichungen gemeldet werden. Eine Nachricht mit Raumkennung, konkreter Stelle und Zeitpunkt ist brauchbarer als die Bemerkung, das Gebäude sei nicht sauber. Klären Sie, wer solche Meldungen entgegennimmt und die weitere Bearbeitung abstimmt. Schreiben Sie keine pauschale Erfolgsgarantie in die Beschreibung, die weder den Ausgangszustand noch die tatsächliche Nutzung berücksichtigt.

Die vereinbarte Fassung pflegen

Vergeben Sie ein Datum und eine Versionsnummer. Bewahren Sie die Fassung auf, auf die sich das ausgewählte Angebot bezieht. Ändern Sie anschließend nicht stillschweigend dieselbe Datei, ohne den Änderungsstand kenntlich zu machen. Bei späteren Rückfragen muss erkennbar sein, welche Aufgaben ursprünglich vereinbart und welche danach ergänzt wurden.

Nutzen Sie für Änderungen eine kurze Liste mit Raum, bisheriger Position, gewünschter Änderung und vorgesehenem Zeitpunkt. Lassen Sie Auswirkungen auf Preis, Ablauf und Zuständigkeit klären, bevor Sie einen erweiterten Auftrag voraussetzen. Das ist besonders hilfreich, wenn Flächen umgenutzt werden oder eine weitere Etage hinzukommt. Ein neuer Raumname allein sagt noch nicht, dass der bisherige Reinigungsturnus weiterhin passt.

Für die erste Angebotsanfrage müssen Sie diese Datei noch nicht fertigstellen. Über das Portal geben Sie Beginn, Objektart, Reinigungsrhythmus, tatsächliche Objekt-PLZ und Kontakt an. Die ausgearbeitete Beschreibung dient danach der weiteren Abstimmung. Ihre Anfrage ist kostenfrei und unverbindlich; der konkrete Leistungsumfang wird mit dem jeweiligen Anbieter geklärt.